Rozšiřujeme modul Process Point Digital eSign o nové funkce pro automatizaci podepisování HR dokumentů v souladu s novelou Zákoníku práce

Podepisujte i Vy personální smlouvy jen v elektronické podobě.
Novela českého Zákoníku práce přináší významné inovace v digitalizaci pracovněprávních dokumentů. Process Point Digital eSign je nyní rozšířen o nové funkce, které umožňují efektivní automatizaci podepisování HR dokumentů.

Můžete tak využít výhod přechodu na plně elektronickou formu uzavírání smluv. Tato změna zahrnuje zjednodušení procesu doručování elektronických dokumentů, kde nyní stačí zaslání dokumentů na osobní e-mailovou adresu zaměstnance. Dokumenty jako pracovní smlouvy, dohody o provedení práce (DPP) a dohody o pracovní činnosti (DPČ), stejně jako jejich dodatky, dohody o rozvázání pracovního vztahu, již nejsou považovány za důležité dokumenty, které by musely být doručovány ve zpřísněném režimu. Jestliže jsou právě uvedené dohody uzavřeny elektronicky, potom postačí, když je jejich vyhotovení zasláno na e-mailovou adresu zaměstnance (který adresu pro tyto účely písemně sdělil).
Nově mohou být HR dokumenty podepisovány i prostým elektronickým podpisem, což zvyšuje flexibilitu a efektivitu celého procesu. Aktualizovaný modul Process Point Digital eSign a novelizace Zákoníku práce nabízí zaměstnavatelům cestu k bezpapírovému prostředí a zjednodušené komunikace se zaměstnanci, zatímco zaměstnanci získávají snazší přístup ke svým dokumentům.
Celý proces s BPM nástrojem a modulem Process Point Digital eSign probíhá v plně digitální podobě, od přípravy dokumentů, i s možným využití stávajících smluvních šablon, jejich automatizovaného doplnění. Po zadání kontaktních údajů zaměstnance a schválení dokončete celý proces tvorby a uzavírání dokumentace elektronickou dohodou, která je podepsána integrovaným e-podpisem partnerského řešení Esigno (autorizována např. kontrolním SMS kódem).

Modul Process Point Digital eSign standardizuje proces tvorby smluvních dokumentů. Díky využití BPM nástroje pro inteligentní automatizaci a elektronického archivu je celý systém bezpečný, zajištěný kvalitně zpracovanými smlouvami, na něž se můžete vždy spolehnout.
Máte možnost využít i vlastní šablonu smlouvy, kterou v systému můžete mít připravenou k odeslání a podepisování. V online systému nástroj zvolí nebo si snadno vyberete stávající šablonu pro potřebnou smlouvu. Systém ji na základě zadaných dat automaticky vyplní, určíte osoby pro schválení a systém automaticky pošle notifikace na e-mail. Účastníci smlouvy ji pak jednoduše podepíšou elektronicky. Jakmile je dokumentace podepsána, tak se dokumenty okamžitě objeví v podnikovém elektronickém archivu/DMS.
Využití modulu Digital eSign a našich služeb vám pomohou ke správnému nastavení procesů, tak abychom dosáhli maximální efektivity a minimalizovali papírování, přičemž zároveň dbáme na legislativu a správné využití digitálních nástrojů.

Novelizace Zákoníku práce s ohledem na digitalizace detailněji –
Zúžení seznamu důležitých pracovních dokumentů
Pracovní smlouvy, dohody o provedení práce (DPP) a dohody o pracovní činnosti (DPČ), stejně jako jejich dodatky a dohody o rozvázání pracovního vztahu, již nejsou považovány za důležité dokumenty, které by musely být doručovány ve zpřísněném režimu.
Jestliže jsou právě uvedené smlouvy a dohody uzavřeny elektronicky, potom postačí, když je jejich vyhotovení zasláno na e-mailovou adresu zaměstnance (který adresu pro tyto účely zaměstnavateli písemně sdělil). Důležité také je, že e-mailová adresa musí výhradně patřit zaměstnanci, nesmí se tedy jednat o firemní e-mail zaměstnavatele.

Vzdálené a elektronické podepisování pracovněprávní dokumentace
S novými pravidly pro doručování důležitých dokumentů přichází také větší flexibilita v procesu elektronického podepisování HR dokumentace. Pracovní smlouvy, dodatky a dohody o rozvázání pracovněprávního vztahu nově můžete podepsat i prostým elektronickým podpisem, díky čemuž dokážete nemalou část smluvní dokumentace udržet čistě v digitální podobně.
Důležité dokumenty budete i nadále jako zaměstnavatel opatřovat uznávaným elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátu.

Co to znamená pro zaměstnavatele a zaměstnance?
Pro zaměstnavatele je zúžení seznamu důležitých dokumentů významným krokem směrem k bezpapírové firmě, vyšší efektivitě a zjednodušení komunikace se zaměstnanci. Velkou většinu pracovněprávních dokumentů jde tak nyní doručovat elektronicky bez větších omezení.
Pro zaměstnance to může znamenat snazší a rychlejší přístup k důležitým pracovním dokumentům, aniž by museli osobně takovou dokumentaci vyzvedávat. Dokumenty mohou být doručeny, jak již zmíněným e-mailem, tak i do datové schránky.
Pomůžeme vám se správným nastavením procesů tak, abychom HR agendu výrazně zrychlili a ušetřili mnoho papírování a dbali na správné využití digitálních nástrojů.

Jaké jsou podmínky pro elektronické doručování?
Důležité dokumenty mohou být zaměstnancům doručeny i například zmíněným e-mailem, avšak za dodržení přísných podmínek, které jsou upraveny v § 334 a následujících zákoníku práce tzn. Zejména musí zaměstnanec s doručováním emailem písemně souhlasit a poskytnout svoji e-mailovou adresu pro takovou formu komunikace a zaměstnavatel musí dokument podepsat uznávaným elektronickým podpisem.
Naopak pracovní smlouvy, dohody o provedení práce (DPP) a dohody o pracovní činnosti (DPČ), stejně jako jejich dodatky a dohody o rozvázání pracovního vztahu, již nejsou považovány za důležité dokumenty, které by musely být doručovány v uvedeném zpřísněném režimu. Jestliže jsou právě uvedené dohody uzavřeny elektronicky, potom postačí, když je jejich vyhotovení zasláno na e-mailovou adresu zaměstnance (který adresu pro tyto účely zaměstnavateli písemně sdělil). Adresa také nesmí být k dispozici zaměstnavateli tzv. nesmí se jednat o firemní e-mail zaměstnavatele.
Před vyslovením souhlasu je zaměstnavatel povinen zaměstnance písemně informovat o podmínkách doručování písemností prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací, a to včetně tzv. fikce doručení. Tento souhlas může zaměstnanec kdykoliv písemně odvolat.
Pro zaměstnavatele je toto zúžení seznamu důležitých dokumentů významným krokem směrem k vyšší efektivitě a zjednodušení komunikace se zaměstnanci. Nově tak lze vzdáleně elektronicky uzavírat: Pracovní smlouvy, dohody o provedení práce (DPP) a dohody o pracovní činnosti (DPČ), stejně jako jejich dodatky a dohody o rozvázání pracovního vztahu, a to například za pomocí pouze e-mailu.

Přehled dalších typů dokumentů, které můžete digitálně podepisovat –