Úžasného výsledku dosáhla australská energetická společnost díky zavedením nástroje pro řízení procesů BPM K2 a digitalizace pracovních procesů. Stačilo pouze 6 měsíců k tomu, aby změnila a digitalizovala 26 pracovních procesů, zvýšila tak produktivitu napříč celou společností a ušetřila 500 000 australských dolarů, tj. více než 7 500 000 Kč.
Že i velké společnosti mají v dnešní době co napravovat v případě digitalizace procesů dokazuje příklad australské energetické firmy, která k provádění svých procesů stále využívala papírové formuláře. Jejich zpracování samozřejmě vedlo k výrazným prodlevám a znemožňovalo plynulé workflow.
Automatizace procesů
To nejdůležitější je připravit řešení přesně na míru. Jako nejvhodnější způsob, jak automatizovat procesy založené na papírových formulářích se ukázalo rozšíření již používaného MS SharePoint. Rozšíření muselo umožňovat velmi rychlý vývoj a muselo mít menší nároky na provoz a podporu než Microsoft InfoPath a SharePoint. Bylo nutné najít takové řešení, které nabídne funkcionality jako jsou eskalace a delegace.
Některá řešení procesů ve firmě byla jednoduchá. Takovým příkladem je např. rezervace vozidel nebo aktivační požadavek. Tyto procesy využívají pouze jednoduché formuláře. Nicméně řada automatizovaných procesů byla výrazně složitější.
Procesy jako požadavek na školení nebo příjem dodavatele jsou složitější a vyžadují interakci s člověkem. Proto jsou úkoly jako potvrzení nyní nasměrovány na e-mail nebo do úkolovníku na firemním intranetu. Ještě více komplikované procesy jako třeba zrušení smlouvy vyžadují neustálé připojení do aplikace s daty.
Jedním z největších přínosů K2 oproti vestavěným workflow v SharePointu je, že vytvořené úkoly jsou zobrazené na domovské stránce firemního intranetu, což dává zaměstnancům pohled na úkoly na jednom místě, které jim náleží.
Snížení prostojů, nesrovnalostí a omezení chyb
Velkým problémem bylo nejenom zpomalení pracovních procesů kvůli prodlevám a čekání na odbavení formulářů, ale také chybovost daná ručním zadáváním dat z papírových formulářů. Díky nasazení K2 a digitalizaci procesů si technický tým rychle všimnul toho, že nedošlo pouze ke snížení času potřebného k odbavení jednotlivých úkolů, ale došlo také k výraznému nárůstu produktivity napříč celou společností.
Jen za prvních 6 měsíců jediný specialista na pracovní procesy dokázal vyvinout 26 aplikací, které ušetřily 3 800 člověkohodin, což představuje úsporu zhruba 500 000 australských dolarů.
Jak koncoví uživatelé, tak vlastníci procesů šetří svůj čas díky implementaci K2 s funkcemi jako eskalace, mimo kancelář a schopností reportovat. Podnikoví uživatelé si tyto funkce rychle osvojili a reakce byly velice pozitivní.
Jeden příklad mluví za vše. První úspěšně zpracované požadavky na dovolenou byly zaznamenány v systému během pouhých několika minut po zavedení nového procesu.