Digitalizace
a vytěžování dat

Vytěžování dat
získávání, zpracování a poskytování správných dat

Zase je tu konec měsíce. Uzávěrky. Mzdy, docházka, faktury. Všude šanony, doklady a výkazy. Papíry, kam oko dohlédne. A mezi nimi, pokud ji najdete, je schovaná vaše účetní. Unavená a ve stresu, aby něco nepřehlédla, zadala údaje bez chyb a včas. Kdybyste mohli, osvobodili byste ji od toho? Tak to udělejte!

Cestou ke zvládnutí velkého objemu dat je digitalizace, inteligentní technologie – optické rozpoznání textu s následným zpracováním. Je to první krok k firemní automatizaci.

Software s digitálními soubory pracuje jako člověk – rozpozná dokument, vyhodnotí a provede úkon podle nastaveného příkazu. Faktury, formuláře nebo mzdové doklady. Pracuje automaticky a stále. Zároveň snižuje časovou prodlevu při práci s dokumenty. Digitalizace chrání některé exponované profese před stresem z tlaku termínů a snížení výkonu z důvodu únavy.

Pro každou aplikaci je potřeba rozlišovat nástroje pro rozpoznání, vytěžení údajů a zpracování konkrétních typů dokumentů.

Jak často se vám stává, že přepisujete texty z dokumentů do systému nebo svého textu?

Po digitalizaci tištěných textů za pomocí skeneru, MFP nebo mobilu na digitální dokument umožňuje OCR (z anglického Optical Character Recognition) software pracovat s daty jako s normálním počítačovým textem. Počítačový program převádí obraz na rozpoznané znaky, editovatelný text, tak jak ho známe například z MS Word.

Konverze do digitální podoby nabízí mnoho výhod. Šetří fyzické místo v archivech a peníze za kancelářský papír i tonery. Výhodou elektronického souboru je jeho dostupnost nebo snadné zaslání e-mailem, bezpečná archivace a rychlost využití v automatizovaném procesu. Pokud není právě k dispozici skener, stačí listinu vyfotit mobilem. Je to typická situace pro obchodníka na pracovní cestě. Může takto obratem poslat smlouvu i objednávku. Aplikace si fotografii sama uloží, přizpůsobí a zpracuje. Například zařadí do objednávek k plnění či fakturaci.

Dalším krokem je inteligentní zpracování dokumentů. To nabízí komplexní nástroje pro digitalizaci a vytěžování dat z dokumentů, vhodné pro strukturované a polostrukturované dokumenty. Tedy činnosti, které v sobě zahrnuje celý proces od rozeznání konkrétní správné informace, její zpracování až po kontrolu správnosti nebo export do určeného místa v systému. Informací přitom může být text, číselný údaj, čárový kód nebo obrázek. Takovým příkladem může být faktura, kdy z dokumentu potřebujete získat informace například o variabilním symbolu, částce, hodnotě a sazbách DPH, datu splatnosti, položkách apod.

Typickým představitelem strukturovaných dokumentů jsou formuláře, polostrukturovaných faktury a nestrukturovaných smlouvy nebo dopisy. Každý takový dokument se díky digitalizaci dá podpořit automatizací.

Toto řešení je výhrou pro firmy a úřady, které přijmou a vydají denně řádově desítky až tisíce účetních dokladů. Inteligentní řešení dokáže až úplně nahradit ruční práci s dokumenty.

Vytěží informace z jednoduché tabulky nebo i ze složité faktury. Například také spáruje dodací list s fakturou nebo výkaz odpracovaných hodin podle osobních čísel s údaji KPI podle jmen. Využívá pokročilé technologie z oblasti analýzy textu. Získané informace využijí softwaroví roboti a systémy řízení podnikových procesů (BPM – Business Process Management).

Příkladem platformy pro inteligentní zpracování dokumentů a vytěžování dat z dokumentů, může být platforma ABBYY FlexiCapture. ,vytvořená pro potřeby dnešní složité digitální firmy.

ABBYY FlexiCapture spojuje nejlepší schopnosti NLP (Natural Language Processing), strojového učení a pokročilého rozpoznávání do jediné digitální platformy pro zpracování všech typů dokumentů – od jednoduchých formulářů, po složité nestrukturované dokumenty a jakýkoliv objem zpracovávaných dokumentů.

FlexiCapture poskytuje data firemním aplikacím založeným na obsahu, jako jsou RPA a BPM. Tím tak pomáhá organizacím zaměřit se na služby zákazníkům s vyšší přidanou hodnotou, na snižování nákladů, na dodržování předpisů nebo na získání konkurenční výhody.

Řešení, které vám umožní zpracovávat a chápat informace, modelovat a provozovat jasně definované procesy současně účinně snižují náklady maximalizací využití lidského potenciálu.

Nabízíme inteligentní řešení pro vytěžování dat z dokumentů bez nutnosti ručního vyhledávání údajů, jejich přepisování nebo kopírování. Je určeno všem firmám a organizacím, které pracují s desítkami, stovkami až tisíci dokumenty denně a hledají řešení, jak zefektivnit procesy související s jejich zpracováním.

Úzká integrace s dalšími nástroji a postupy

ABBYY FlexiCapture se hladce integruje k podnikovým standardům a libovolným informačním systémům, RPA, CRM, ERP, BPM, DMS – a podnikové procesy jsou chytřejší, rychlejší a s nižšími náklady.

Přednosti Inteligentního digitalizačního software?

• Získává data z digitálních dokumentů – strukturované i nestrukturované, objednávky, faktury, doklady, formuláře;
• Exportuje získaná data do určených podnikových systémů (účetní, skladové apod.);
• Umí se propojit s číselníky vlastními i externími;
• Dohledá údaje z rejstříků (ARES) a správně použije v dokladech;
• Pracuje v režimu několika jazyků, výhoda pro fakturaci a komunikaci se zahraničními partnery;
• Čte čárové a QR kódy;
• Rozpoznává zaškrtávací okénka a podpisy;
• Digitalizuje listiny;
• Odstraňuje úzká místa v procesech;
• Je inteligentní – využívá zkušenosti z předchozích operací, „učí se“;
• Netrpí uživatelskými chybami;
• Vysoce škálovatelný systém, zvládá i velký nárůst zpracovávaných dat;
• Nasazení lokálně nebo v cloudu.